Registrierkassen - Kassensysteme

Neben vielen rechtlichen Fragen wirft das neue Gesetz bei den Unternehmen auch viele technische Fragen zu den Kassensystemen auf.

Achtung! laut Entscheidung des VGH vom 15.3.2016 gilt die Registrierkassenpflicht fühestens ab 1.5.2016!

Viele Unternehmer haben bereits eine Registrierkasse. Viele davon erfüllen aber nicht die neuen Auflagen gemäß dem Gesetz zur Registrierkassenpflicht.
Damit Ihre Registrierkasse die neuen Funktionsweisen erfüllen kann, muss sie u.a. fähig sein, online bei der Finanzbehörde registriert werden zu können und über einen sogenannten Manipulationsschutz ab 1.1.2017 verfügen.

Das heißt, das neue Gerät besteht daher aus:

• Hardware: Das ist das Kassengerät an sich, das mit dem PC verbunden wird bzw. der PC, das Tablet oder Smartphone selbst. Dazu zählen im Weiteren die Tastatur, falls erforderlich der Scanner und (optional) die Bargeldlade
• Drucker/Bondrucker: Entweder herkömmlicher Drucker oder Bondrucker 
• Software, um die FinanzOnline-Registrierung der Kasse und der Signaturkarte (die Sie ebenfalls erwerben müssen) zu ermöglichen. Im Weiteren muss das Datenerfassungsprotokoll bei Kontrollen auf einen Datenträger speicherbar sein.
• Sicherheitseinrichtung bzw. Manipulationsschutz - ab 1.1.2017 verpflichtend (Fragen Sie hier genau beim Kassenanbieter nach)

Wir unterstützen Sie bei der Suche nach dem richtigen Kassensystem für Ihren Bedarf. Welche Kassensysteme gibt es und welches ist das richtige für mich? Und natürlich: Was kostet mich das? Wir haben für Sie als Orientierungshilfe die wesentlichen Unterschiede der Registrierkassensysteme zusammengefasst. Vom Unterschied zwischen online und offline Systemen, stationäre und mobile Geräte, Lösungen für die Gastronomie bzw. für den Einzelhandel u.a.m.

Alle hier vorgestellten Kassen erfüllen die Sicherheitsverordnung ab 2017! Die Kassenanbieter sind in Wien angesiedelt oder verfügen über ein Serviceteam, dass die Unternehmer vor Ort betreut.

Mit diesen Systemen können Sie Ihre Registrierkasse auch auf einem handelsüblichen gegebenenfalls bereits vorhandenen PC betreiben und zwar in Form von 2 Arten:

Native PC Registrierkassensoftware

Da die Registrierkasse hierbei als eigenständiges Programm (App) auf Ihrem PC läuft, kann die volle Leistung ausgenützt werden. Im Gegensatz zu Online-Registrierkassen ist diese Lösung um einiges schneller, bieten in der Regel auch einen größeren Funktionsumfang und kann auch ohne Internet verwendet werden, falls dies ausgefallen oder am aktuellen Standort nicht verfügbar ist.
Dies ist eine stationäre Lösung und kann online wie offline betrieben werden.

Vorteile:

• Vorhandene Hardware kann weiterverwendet werden
• Ist auch mit Touchscreen-Bedienung erhältlich
• Betreffend der Anschaffung relativ kostengünstig

Nachteile:

• Falls Sie mehr als eine Kasse haben ist ein eigenes Netzwerk nötig
• Betriebssystembedingte Ausfälle sind möglich
• Gefahr von Trojanern und Viren

Online Registrierkasse bzw. Kassensysteme in der Cloud

Onlinesysteme können ebenfalls auf Ihrem vorhandenen PC, Ihrem Smartphone oder Tablett (spezielle Lösungen gibt es auch für ipads) betrieben werden, da Online Registrierkassen Systeme im Browser oder einer Registrierkassen App laufen. Betreffend weiterer Hardware ist hier nur der übliche Bondrucker erforderlich.

Sie können Ihre Online Registrierkasse natürlich auch in einer Cloud betreiben und speichern. Mit beiden Varianten brauchen Sie eine Internetverbindung.

Aber auch hier gibt es eine Lösung bzw. eine Ausnahme: Bestimmte Anbieter unterstützen auch einen Offline-Modus – so können Sie Ihr Kassensystem auch offline bei einem längeren Internet-Ausfall problemlos weiter benützen.

Vorteile der Online Registrierkassen:

• Keine neue Hardware erforderlich
• Geringe Anschaffungskosten
• Auch als mobile Lösung via Smartphone einsetzbar
• Daten werden täglich und automatisch im Rechenzentrum gesichert

Nachteile bei Kassensystemen in der Cloud.

• Statt Einmalkosten laufende Kosten: es wird monatlich abgerechnet, die Mietkosten halten sich aber im Rahmen.
• Ohne Internet keine Cloud und kein Betrieb
• Abhängigkeit vom Anbieter
• Anbieter ist schwer zu wechseln

Für den Einzelhandel benötigt das jeweilige Kassensystem sehr unterschiedliche Funktionen, je nach Art Ihres Betriebes. So ist beispielsweise für einen Textilhändler eine Funktion nötig, um Größen und Farben der verkauften Ware verwalten zu können. Eine Bäckerei-Kette dagegen wird ein Kassensystem mit Bestell- und Retourfunktion benötigen.

Kassensysteme für den Einzelhandel bieten zudem die Möglichkeit Kundenvorlieben und Gewohnheiten zu erfassen und für mögliche weitere Marketingmaßnahmen auszuwerten.

Zudem ist es für die meisten dieser Kassensysteme auch üblich, dass sie mit einem Warenwirtschaftssystem und der Buchhaltung in Verbindung stehen bzw. diese Funktion bieten können. Meist läuft dies über ein ERP, das den Informationsaustausch von Artikelbeschreibung, Preisen, Lagerbeständen, Umsätzen usw. verwaltet, in Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem und der Buchhaltung.

Meist werden die Waren und Verkäufe im Einzelhandel über Strichcodes erfasst. Aber auch die Erfassung von Verkäufen nach Gewicht (z.B. Obst, Gemüse, Salatbar) muss bei der Auswahl des passenden Kassensystems berücksichtigt werden. Und natürlich das Vorhandensein von Schnittstellen, die die Bezahlung per Bankomat, Kreditkarte, Blue Pay, Gutscheinen usw. ermöglichen.

Zudem müssen Sie, wenn Sie mehrere Angestellte haben, auch darauf achten, dass Ihnen das System die Möglichkeit bietet, die Verkäufe dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen zu können.

Je nach Branche werden Sie zusätzliche externe Geräte benötigen wie:

• Kundenanzeige
• Kassenschublade
• Etikettendrucker
• Bondrucker
• EC Gerät Scanner
• Kundenmonitor
• Mitarbeiterschlüssel

Ob Kneipe, Beisl, Bar, Gasthäuser oder Restaurants: hier kommen betr. dem passenden Kassensystem noch spezielle Anforderungen dazu. Das System muss:

• die Bestellung als offenen Posten erfassen können
• Bestellungen müssen leicht zu ändern sein
• nach Tischen gliedern können
• mit Bruttopreisen arbeiten

Die Nutzung von mobilen Systemen ist hier gerade bei größeren Lokalen und Gastgärten von Vorteil.

Am Markt finden sich zahlreiche Kassensystem, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten sind. Der Vorteil: Die meisten dieser Registrierkassensysteme sind erweiterbar, sodass sie den jeweiligen Bedürfnissen einfach angepasst werden können.

Kassensysteme für Fast-Food Restaurants

Auch hier gilt es zu unterscheiden, da es in Fast-Food Restaurants in der Regel keine Tischbedienung gibt, das heißt hier ist Bestellung gleich Bezahlung (Bestellung muss also nicht als offener Posten verzeichnet werden). Auch die Splittung der Bestellungen nach Tischen fällt hier weg.

Mobile Kassensysteme

Statt einem oder mehrerer stationärer Geräte wird für viele Unternehmen ein mobiles Kassensystem die ideale Lösung sein.
Neben größeren Gastro-Betrieben zählen dazu u.a. auch Pizza-Lieferanten und andere Lieferdienste.

Hierfür bietet der Registrierkassen Handel u.a. auch sehr praktische All-in-One-Geräte (die man natürlich auch stationär nutzen kann), wo der Bondrucker bereits integriert ist, sowie spezielle witterungsbeständige Geräte die entsprechenden Schutzkriterien unterliegen (z.B. IP68 – Eintauchen in Wasser möglich).

Aber auch für Taxi und Transportunternehmen gibt es spezielle Lösungen, exakt auf deren Bedürfnisse zugeschnitten.

Achten Sie beim Kauf eines mobilen Kassensystems unbedingt auf die Akku-Laufzeit, da hier auch gleich die Anschaffung eines Ersatzakkus sinnvoll sein könnte.

Laut Schätzungen des BMF werden sich die Kosten für die Anschaffung eines der Registrierkassen-Sicherheits-Verordnung entsprechenden Kassensystems bzw. die Umrüstung auf 200 bis 1.000 Euro belaufen, je nach Modell bzw. Software-Lösung (Kauf oder Miete) für die Sie sich entscheiden. D.h. im Detail:

• Hardware – das ist das Gerät bzw. die Geräte an sich
• Softwarekauf (Einmalzahlung)
• Softwaremiete
• Cloudlösung – hierbei werden Ihre Daten zentral bei einem externen Provider gespeichert
• Komplettsystem (Hardware inkl. Software) auf Mietbasis

Steuerliche Förderung und vorzeitige Abschreibung

Das Finanzamt fördert die Anschaffungskosten mit einer Prämie in der Höhe von 200 Euro. Zudem können die Anschaffungs- bzw. Umrüstkosten, auch wenn Sie 400 Euro übersteigen, im selben Jahr zur Gänze abgeschrieben werden. Mehr dazu finden Sie auf unserer Registrierkassenpflicht Übersichtsseite.

Kostenlose Beratung durch die WKO

Für alle, die nach wie vor unsicher sind, welches Kassensystem für ihren Betrieb am besten ist, bietet die WKO ein kostenloses Beratungsgespräch zu Entscheidungsfindung in der Dauer von max. 2 Stunden, direkt bei Ihnen vor Ort an. Erstinformationen dazu erhalten Sie unter: 01/514 50-1625

Sicherheit geht vor!

Hier geht es um die Rechtssicherheit, das Wichtigste, das Sie neben dem für Sie optimal passenden Kassensystem beim Kauf einer Registrierkasse beachten sollten.
Denn aufgrund noch vieler technischen Fragezeichen kann laut Experten gegenwärtig noch kein Hersteller eine Kassensoftware komplett den ab 2017 zusätzlich verschärften Vorschriften fertig programmiert haben.

Lassen Sie sich daher vom Hersteller eine sogenannte E-131 Bescheinigung Kassenrichtlinien ausstellen und diese auch unbedingt vor dem Kauf zeigen. Bei einer Kontrolle des Finanzamtes haben Sie diese vorzuweisen.

Kostenlose Registrierkasse?

Gerade für Kleinunternehmen, bei denen sich aus gutem Grund die meisten Proteste regen, wäre eine kostenlose Registrierkasse doch perfekt. stadt-wien.at hat hier für Sie etwas recherchiert:

LINKS:
www.kostenlose-registrierkasse.at
www.startablish.at/kostenlose-registrierkasse-von-offisy/